Die Arbeitszeiterfassung war früher mit der Stempelkarte Gang und Gäbe. Rund um die Jahrtausendwende gab es dann die Revolution der Vertrauensarbeitszeit, die für die Arbeitnehmer aber überwiegend Nachteile mit sich brachte.
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Seit einigen Jahren feiert die digitale Zeiterfassung nun ein echtes Comeback. Doch worum handelt es sich dabei eigentlich, welche Vorteile gibt es und ist die Arbeitszeiterfassung eigentlich Pflicht?
Was versteht man unter Arbeitszeiterfassung?
Unter Arbeitszeiterfassung versteht man alle Methoden innerhalb eines Unternehmens, mit denen man die geleisteten Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfassen kann. Dabei geht es in erster Linie um den Beginn und das Ende der täglichen Arbeitszeit. Verrechnet werden dann unter anderem auch Fehlzeiten, Pausen und alles, was darüber hinaus noch die Arbeitszeit beeinflusst.
Im Rahmen der Arbeitszeiterfassung gibt es in Deutschland einige gesetzliche Regulierungen, mit denen z.B. Arbeitszeitverstöße erkannt, behoben und verhindert werden sollen. Zudem ist die Zeit der Faktor, mit dem das Unternehmen seine Effizienz gezielt steuern kann. Die erfasste Zeit dient also auch der Evaluation von Prozessen.
Nur mit einer Erfassung der Arbeitszeit von Mitarbeitern sind Unternehmen in der Lage, wesentliche betriebswirtschaftliche Kennzahlen zur Produktivität und zur Rentabilität zu ermitteln. Ausschließlich auf Grundlage der Zeitfassung ist es möglich, Maßnahmen zur Verbesserung von Arbeitsprozessen oder Organisationsstrukturen abzuleiten.
Welche Zeitfaktoren gibt es?
Es gibt verschiedene Formen und Faktoren, die in eine korrekte Zeiterfassung hineinspielen. Unter anderem ist von den Rüstzeiten die Rede, bei denen es sich um die Zeiten handelt, die benötigt werden, bevor man mit der eigentlichen Arbeit beginnen kann. Als Beispiel wäre hier das Hochfahren des PCs zu nennen. Das Aufräumen nach Dienstschluss findet vor allem im Einzelhandel Anwendung und zählt ebenfalls zur Arbeitszeit. Ruhezeiten sind besonders wichtig, denn Pausen sind ohnehin gesetzlich geregelt, gehören aber nicht zur Arbeitszeit. Dabei ist in den meisten Fällen erlaubt und geduldet, dass man auch während seiner Arbeitszeit einen Kaffee trinken oder ein Gespräch führen kann, ohne dass es sich dabei direkt um Pausenzeit handelt.
Dienstreisen sind hingegen Arbeitszeit. Individuell muss dabei geklärt werden, ob die Reisezeit auch als Arbeitszeit oder Freizeit gilt. Während einer Bahnfahrt könnte man z.B. schlafen, wenn es sich dabei aber um Arbeitszeit handelt, ist das natürlich nicht gerne gesehen. Viele Arbeitgeber handhaben es deshalb so, dass die aufgewendete Reisezeit bis zur Ankunft nicht als Arbeitszeit verrechnet wird. Neben den besagten Zeitfaktoren gibt es noch weitere, wie z.B. Raucherpausen, Bereitschaftsdienste oder die sog. Rufbereitschaft, die bei der Ermittlung der konkreten Arbeitszeit eine Rolle spielen können.
Ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht?
Im Mai 2019 gab es ein Urteil vom Europäischen Gerichtshof, laut dem die Bestimmungen zur Erfassung der Arbeitszeit noch einmal strenger gefasst werden. So muss ein Arbeitgeber nun in der Lage sein, jede Arbeitsstunde eines Mitarbeiters auf Nachfrage nachweisen zu können. Für Arbeitnehmer ist das positiv zu bewerten, denn sie können so völlig transparent ihre geleisteten Stunden einsehen. Somit gehören unbezahlte und vergessene Überstunden der Vergangenheit an. Ohne den konkreten Nachweis durch die digitale Zeiterfassung war es Arbeitnehmern in der Vergangenheit nur sehr schwer möglich, ihre geleistete Zeit nachzuvollziehen und gegenüber dem Arbeitgeber geltend zu machen.