In einem Unternehmen gibt es immer Personen, die viel auf Reisen sind. Meist fallen dafür Reisekosten an. Die Reisekostenabrechnung sollte sorgfältig gemacht werden. Eine richtige Erstellung ist das A und O und vermeidet späteren Ärger und Nachzahlungen bei einer Betriebsprüfung.
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Die Erstellung einer Reisekostenabrechnung ist nicht ganz einfach. Dazu müssen einige Aspekte beachtet werden, denn bereits ein kleiner Fehler kann zu Problemen mit dem Finanzamt führen. Mithilfe von Online-Rechnern können Angebote und Rechnungen erfasst werden. Jedoch sollte das Programm alle wichtigen rechtlichen Angaben erfüllen. Sofern sie der gesetzlichen Anforderung entsprechen, steht der Berechnung nichts mehr im Weg.
Nichtsdestotrotz wird für die Berechnung mehr als ein Programm benötigt. Reisekosten lassen sich in unterschiedliche Kategorien einteilen, wobei jede anders behandelt wird. Folgende Kategorien spielen bei der Reisekostenabrechnung eine wichtige Rolle:
Fahrtkosten
Die Geschäftsreise lässt sich mit unterschiedlichen Fahrzeugen durchführen. Die gängigsten Fahrzeuge sind ein privater KFZ, Bus, Bahn oder auch ein Flugzeug. Sobald das Fahrzeug als Firmenfahrzeug benutzt wird, muss auf keine bestimmten Punkte geachtet werden. Eine ordentliche Führung des Fahrtenbuches sollte selbstverständlich sein. Jedoch hängt das vom jeweiligen Unternehmen ab, da nicht jedes ein Fahrtenbuch führt.
Alle Kosten, die bei der Fahrt mit Bus oder Bahn entstehen, lassen sich in voller Höhe von der Steuer absetzen. Deswegen den Beleg beziehungsweise die Rechnung aufheben, damit sie später dafür verwendet werden kann. Die Fahrt mit einem privaten Auto sieht etwas anders aus. Hier hat der Nutzer die Möglichkeit, sich zwischen einem individuellen oder pauschalen Kilometersatz zu entscheiden. Für teure Fahrzeuge lohnt sich ein individueller Satz. Zwar beansprucht die Ermittlung einiges an Zeit, lohnt sich aber am Ende.
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Berechnung des individuellen Kilometersatzes
Für die Berechnung des individuellen Satzes werden alle jährlich für das Fahrzeug anfallende Kosten zusammengerechnet. Die Summe wird anschließend durch die jährlichen Kilometer geteilt. Kosten für das Auto sind unter anderem Zinsen, Steuer, Reparaturen und Wartungen, Abschreibung, Kosten für Treibstoff und Miete für Garagen. Der ermittelte Satz wird für jeden gefahren Kilometer abgerechnet.
Berechnung des pauschalen Kilometersatzes
Beim pauschalen Satz wird für jeden gefahrenen Kilometer ein Wert von 0,30 Euro angesetzt. Handelt es sich um ein Motorrad oder ein anderes Fahrzeug, werden andere Sätze verwendet. In der Praxis werden sie kaum angewendet.
Anwendungen für Verpflegung
Eine weitere Rolle bei der Reisekostenabrechnung spielen die Verpflegungsanwendungen. Wer viel reist benötigt auch mehr Verpflegung. Notwendige Verpflegung wird steuerfrei erstattet. Die pauschalen Sätze lassen sich in den Paragraphen nachlesen. Außerdem sind die Anwendungen für Verpflegung pro Kalendertag gestaffelt. Seit es eine Reform bei den Reisekosten gab, wurde die Abrechnung um einiges schwieriger. Seit Anfang 2014 gibt es nur noch zwei Pauschalen für die Verpflegung. Vor der Reform gab es immerhin drei unterschiedliche Sätze. Dennoch bringt die Reform auch einige Vorteile mit sich. Vor allem Kurzreisende bekommen nun deutlich mehr Geld als in den Vorjahren.
Bei einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden erhalten sie das doppelte Geld. Zuvor lag der Wert bei 6 Euro. Die Sätze gelten weiterhin für Auswärtstätigkeiten an der gleichen Tätigkeitsstelle. Der Zeitraum beträgt hierfür 3 Monate. Bei einer Abwesenheit zwischen 8 und 12 Stunden bekommt der Reisende 12 Euro. Wer mindestens 24 Stunden abwesend ist, kann mit bis zu 24 Euro rechnen. Die Werte beziehen sich lediglich auf Reisen im Inland. Wer ins Ausland reist, muss sich mit anderen Sätzen befassen. Die Sätze werden in regelmäßigen Abständen veröffentlicht, um einen besseren Überblick zu ermöglichen.
Übernachtungskosten
Ein Schlafplatz auf Reisen ist unverzichtbar. Bei der Reisekostenabrechnung gibt es für Reisende zwei unterschiedliche Möglichkeiten. Der Reisende kann sich zwischen einem pauschalen Satz oder einem Beleg entscheiden. Der Satz wird wie bereits erwähnt in einem BMF-Schreiben veröffentlicht. Dieses fällt je nach Land unterschiedlich aus.
Bei den Übernachtungskosten ist darauf zu achten, ob beispielsweise das Frühstück mit inbegriffen ist. Diese müssen aus der Abrechnung herausgerechnet werden. Grundsätzlich beträgt der Pauschalbetrag rund 4,50 bei Reisen im Ausland. Der Satz beträgt 20 Prozent.
Reisenebenkosten
Die Reisenebenkosten dürfen in voller Summe abgerechnet werden. Dieser Bereich deckt mehrere Kosten ab wie beispielsweise Fährkosten, Parkgebühren, Gepäckkosten und Mautgebühren. Für jede Situation muss ein passender Beleg oder Rechnung vorliegen zwecks Steuer.
Welche weiteren Dinge sind bei einer Reisekostenabrechnung zu beachten?
Neben den unterschiedlichen Kosten muss bei der Abrechnung die Person angegeben werden, welche die Reise vollzogen hat. Darunter zählen noch Datum Grund des Aufenthalts und Ort zu den wichtigen Punkten. Am Schluss werden alle einzelnen Kosten aufgelistet.
Bei einer sauberen Quittung beziehungsweise Rechnung lässt sich diese von der Vorsteuer abziehen. Die Pflichtangaben richten sich nach den Paragraphen 14 und 15. Kleinere Abrechnungen bis 150 Euro kommen mit der Vorschrift R 185a U StR 2008 aus. Zudem lässt sich bei individuellen Berechnungen des Satzes keine Vorsteuer geltend machen, da der Reisende in dem Sinne kein Unternehmer ist. Somit ist er nicht umsatzsteuerpflichtig und darf die Vorsteuer nicht ausweisen.
Wissenswertes
Aufgrund der Reform haben sich einige Dinge bei der Reisekostenabrechnung verkompliziert. Eine Reisekostenabrechnung wird in jedem Unternehmen benötigt, um die Reisekosten der Mitarbeiter sauber zu hinterlegen. Dadurch lassen sich spätere Nachzahlungen und Ärger mit dem Finanzamt vermeiden. Reisekosten werden in unterschiedliche Kategorien eingeteilt. Darunter zählen beispielsweise Fahrtkosten, Anwendungen für Verpflegung und Übernachtungs- und Reisenebenkosten.
Der Reisende sollte immer nach einer Rechnung oder einem Beleg verlangen. Datum, Dauer und Zielort sind wichtige zu angebende Punkte. In Sachen Vorsteuer hat der Reisende auf nichts zu achten, da er nicht als Unternehmer gilt.
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Weitere Informationen zur Abrechnung: