Kaum ein Team kommt heutzutage noch ohne Projektarbeit aus. Ob als Arbeitsgruppe an sich oder gemeinsam mit mehreren Abteilungen. Damit die Arbeit letzten Endes von Erfolg gekrönt ist, braucht es eine umfassende Planung. Denn um einen Projekterfolg feiern zu können, darf nichts dem Zufall überlassen werden.
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Ohne strukturierte Prozesse geht nichts
Damit ein Projekt erfolgreich verlaufen kann, braucht es von Beginn an ein stabiles Fundament. Denn auch in kleinen Teams kann die Übersicht schnell einmal verloren gehen. Dann bestehen gleich mehrere Risiken. Einerseits weiß der Projektleiter nicht mehr, welche Meilensteine bereits erreicht wurden. Andererseits werden Aufgaben eventuell doppelt erledigt, was sich natürlich nicht gerade als förderlich für die Produktivität erweist. Daher sollten Teams Mindmapping verwenden oder auf diverse Tools setzen, um stets den Überblick über den Projektfortschritt zu behalten.
Denn vor allem gegenüber den Stakeholdern kann es schnell einmal unprofessionell wirken, wenn der Ist-Stand nicht bekannt ist. Apropos Projektmeilensteine: Auch diese müssen von Beginn an klar definiert werden. Selbst bei kleinen Projektarbeiten ist es wichtig, Zwischenstände messen zu können. Anhand vordefinierter Meilensteine können bei länger andauernden Projekten aber auch Zwischenerfolge gefeiert werden.
Einen realistischen Zeitplan definieren: Fehler sind vorprogrammiert
Wie erfolgreich ein Projekt letzten Endes ist, hängt auch immer von der Dauer ab. Wird der Zieltermin überschritten, hinterlässt das in der Regel keinen guten Eindruck. Grundsätzlich gilt, dass die Projektdauer nicht zu knapp bemessen werden sollte. Denn im Business-Alltag werden immer Fehler passieren. Wichtig ist, dass genügend Zeit bleibt, um sie wieder auszubügeln. Ansonsten kann schnell einmal Hektik im Team aufkommen und die Stakeholder müssen vertröstet werden.
Gleichzeitig sollte das Projekt aber auch nicht zu lange angesetzt werden. Dann droht nämlich die Gefahr, den Fokus zu verlieren. Im Worst Case verläuft das Projekt sogar völlig im Sand und es werden keine nutzbaren Ergebnisse erzielt.
Kommunikation, Feedback und Zusammenarbeit: Im Team nicht immer selbstverständlich
Obwohl viele Teams im Arbeitsalltag gut miteinander funktionieren, kann sich das in Projekten schnell einmal ändern. Denn oftmals kommen externe Personen ins Team hinzu und die Routine-Aufgaben fallen in einem Projekt nur selten an. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, die Kommunikation und die Zusammenarbeit zu fördern. Hauptverantwortlich hierfür ist natürlich der Projektleiter. Dieser sollte stets das zentrale Sprachrohr sein und wichtige Neuigkeiten an das gesamte Team kommunizieren.
Gleichzeitig ist es aber auch wichtig, regelmäßige Feedback-Sitzungen zu planen. Denn im Laufe der Projektarbeit wird es immer wieder zu Hindernissen und Missverständnissen kommen. Wichtig ist, möglichst schnell auf diese Probleme zu reagieren und sie aus der Welt zu schaffen. Besonders problematisch können sich Konflikte zwischen einzelnen Projektmitgliedern erweisen. Denn die Interessen der einzelnen Teammitglieder können sich auf dem Weg zum großen Gesamtziel durchaus unterscheiden. Dann ist es wichtig, als Projektverantwortlicher möglichst schnell einzugreifen und das Team wieder auf Kurs zu bringen.